Манифест управленца - 3 (Организационная система ЭДО)

 Начало

Обоснование необходимости

Предлагается:

внедрение на предприятии простой электронной подписи основанной на электронной почте и внедрение процесса согласования внутренних документов предприятия на основе электронной почты (автоматически использующей простую электронную подпись). В итоге мы получим электронный документооборот без необходимости существенных затрат на приобретение, внедрение и обслуживание коммерческой системы ЭДО, без необходимости коренного изменения существующих приёмов и подходов работы с документами на предприятии и без обязательного отказа от бумажной формы документов.

Т.к. все процессы (и Проекты) так или иначе основаны на документах, Организационная система ЭДО даст:

1. Существенное сокращение времени согласования документов (т.е. - длительности процессов!), примерно в 2N раз (где N - количество согласующих лиц), т.к., кроме параллельного рассмотрения документов - нет ног, поиска, ожидания, на каждом из этапов согласование, и с каждым согласующим лицом.

2. Сохранить силы и нервы Исполнителей для реальной работы.

3. Возможность дистанционного рассмотрения и согласования внутренних документов:

- при непосредственном делегировании согласования;
- в случае форс-мажора.

4. Возможность удалённой работы для многих.

5. Прозрачность сроков, этапов и результатов рассмотрения документов согласующими лицами (что автоматически повысит ответственность, и в большой степени восстановит утраченную обратную связь).

6. Наличие практически всех документов в электронном виде (что в дальнейшем позволит создать электронный архив).

7. Существенное сокращение расхода бумаги.

Исходное состояние элементов Системы ЭДО

  

 

 Сокращения

ПРОЦЕСС

1 - получение Исполнителем Файла документа

Исполнитель:

А) Разрабатывает документ (редактируемый файл).

Б) Получает бумажный (нередактируемый) документ  и переводит его в электронный вид (сканирует в НЕредактируемый файл- pdf).

2 - Направление файла документа Согласующим Лицам (СЛ)  @P1… @Pn  на Рассмотрение

А) для редактируемого файла документа

Б) для НЕредактируемого файла документа 
(и образец таблицы Протокола разногласий).

Установить минимальные общие Требования к Теме и содержанию письма.

Установить общие сроки рассмотрения (примерно):

1л — 8 р.ч.
<=5л — 16 р.ч.
<=10л — 24 р.ч.
<=50л — 40 р.ч.
>50л — 72 р.ч. (или по согласованию)

3 - Согласующие Лица направляют Исполнителю Замечания (если есть).

А) для редактируемого файла документа:

1) правки в самом документе (выделить зелёным)
2) указание что изменить (выделить жёлтым)

Б) для НЕредактируемого файла документа:

1) заполнить таблицу Разногласий (по абзацам)
2) указать абзацы и что изменить или проработать.

Возможны иные варианты взаимодействия (по договорённости), в любом случае, Замечания д.б. однозначны, понятны и достаточны для внесения изменений, а также зафиксированы в переписке.

Исполнитель уточняет всё непонятное в дальнейшей переписке. Замечания накапливаются в отдельных документах, по каждому СЛ.

Время реакции не должно превышать 8 р.ч.

4 - Интеграция замечаний, направление документа на окончательное Согласование СЛицам.

Исполнитель:

    1) вносит Все Замечания в итоговый документ (или Протокол разногласий);
    2) распечатывает документ;
    3) регистрирует (нумерует) полистно у делопроизводителя;
    4) сканирует в сетевой каталог;
    5) направляет файл документа Заявкой на Окончательное Согласование (с указанием диапазона рег. номеров в Теме письма) СЛицам (возможно не всем сразу...).

С данного (4) этапа начинать Согласование документов не требующих корректировки (без интеграции замечаний).

5 - Проверка СЛицами внесения замечаний, Подтверждение Статуса документа.

1) При выявлении ошибки Исполнителя любым из СЛ, об этом в письме сообщается Исполнителю… Если ошибка подтверждается и недопустима - Исполнитель начинает процесс заново, с Раздела 4 (если необходимо - отзывает Заявку на согласование у прочих заинтересованных СЛ).

2) Если претензий нет — СЛ направляют письмо с подтверждением Статуса документа (СОГЛАСОВАНО или УТВЕРЖДЕНО) в Теме письма (оставить только Диапазон номеров и Статус), с прикреплением файла документа.

Письмо направляется (рассылка):

    1. Исполнителю;

    2. на eMail накопления писем по согласованию документов (eSign@vckb.ru)

    3. Делопроизводителю, если СЛ сразу делегирует ему право заверения своей подписи (для внутренних документов).

6 - Заверение Статуса и Согласование Документа

Исполнитель:

    1) Заверяет делегированные статусы у Делопроизвадителя (с указанием Даты и Времени подтверждающего письма от СЛ) — виза, печать. Кладёт Документ в Лоток, для Документов, ожидающих Согласования.

    2) Извещает (eMail) оставшихся СЛ о том, что документ ждёт их Согласования в Лотке (ответом на согласующее письмо, а не новым письмом!).

СЛ обязаны подписать документ в теч. 8 р.ч… Если этого не произошло, Исполнитель, по прошествии 8 часов вправе Заверить Статус документа у Делопроизводителя, которому доступен eMail накопления писем по согласованию документов (eSign@vckb.ru).
В этом случае, кроме Даты и Времени подтверждающего письма от СЛ, Делопроизводитель указывает дату собственного визирования.